Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Lorenz Seeger
Oranienstraße 6
10997 Berlin
E-Mail: mail@heatmate.app

2. Datenverarbeitung auf der Plattform

Wir betreiben eine Plattform zur Analyse und Optimierung von Wärmepumpen-Daten. Wir behandeln deine Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Vorschriften.

2.1. Verarbeitete Daten

• Name, E-Mail-Adresse (soweit angegeben)
• Passwort deines HeatMate-Kontos, nur als Hash gespeichert (siehe 2.10)
• Viessmann-Nutzerkonto zur Authentifizierung: ViCare-Benutzername, ViCare-Passwort und Client-ID, verschlüsselt gespeichert, sowie die Zugangs-Tokens von Viessmann (siehe 2.9)
• Angaben zur Anlage, die du selbst einträgst: Name der Anlage, Hersteller, Modell, Seriennummer, technische Angaben und optional die Adresse
• Technische Daten der Wärmepumpe (über Viessmann-API)
• E-Mail-Adresse und Hersteller bei einem Eintrag in die Hersteller-Warteliste (siehe 2.11)
• Fragen an den Analyse-Chat und ein Protokoll dazu (siehe 2.7)
• Logdaten (z. B. Zugriffszeiten, IP-Adresse, Geräteinformationen)
• Kommunikationsdaten (z. B. E-Mail-Kontakt, Support-Anfragen, Kontaktformular)

2.2. Zweck der Verarbeitung

• Betrieb und Bereitstellung der Plattform
• Nutzerverwaltung und Authentifizierung
• Auswertung der Wärmepumpen-Daten
• Benachrichtigungen und Support
• Sicherheit und Fehlerbehebung
• Statistische Auswertungen zur Verbesserung des Angebots

2.3. Hosting & Datenbank

Railway (Railway Inc., USA) wird für das Hosting genutzt. Die Anwendung läuft in der Railway-Region EU West in Amsterdam, Niederlande.

Supabase (Supabase Inc., USA) dient als Datenbank und verarbeitet Nutzer- und Gerätedaten.

Mit beiden Anbietern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO.

2.4. E-Mail-Versand über Resend

Für den Versand aller E-Mails von HeatMate nutzen wir Resend. Die E-Mails werden von der Domain heatmate.app versendet.

Anbieter:
Plus Five Five, Inc. („Resend“)
2261 Market Street #5039
San Francisco, CA 94114, USA

Mit Resend besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen von Resend.

Unser Versand ist bei Resend der Region Irland (EU, AWS eu-west-1) zugeordnet. Die E-Mails werden auf Servern in Irland verarbeitet. Dafür übermitteln wir die E-Mail-Adresse, gegebenenfalls den Namen und den Inhalt der jeweiligen E-Mail an Resend.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für E-Mails, die zur Nutzung gehören (Passwort zurücksetzen, Bestätigungsmails für Newsletter und Produktinfos, Ergebnisse des Effizienz-Checks). Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für den Newsletter und die Produkt- und Beta-Infos (siehe 2.5).
Resend ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Eine Übermittlung an das US-Unternehmen stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission dazu (Art. 45 DSGVO), zusätzlich auf Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

2.5. Newsletter sowie Produkt- und Beta-Infos

Den Newsletter und die Produkt- und Beta-Infos für Kontoinhaber verschicken wir nur mit Einwilligung. Die Produkt- und Beta-Infos lassen sich bei der Registrierung und in den Kontoeinstellungen freiwillig auswählen, die Option ist nicht vorausgewählt.

Die Anmeldung läuft im Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung schicken wir eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, der 48 Stunden gilt. Erst nach der Bestätigung gehen Newsletter oder Produktinfos an die Adresse.

Als Nachweis der Einwilligung speichern wir:

• E-Mail-Adresse (bei den Produktinfos die Adresse des Kontos), beim Newsletter optional den Namen
• die Liste (Newsletter oder Produkt- und Beta-Infos) und die Quelle der Anmeldung (Formular)
• Wortlaut und Version der Einwilligung, Zeitpunkt der Anmeldung
• Zeitpunkt des Versands der Bestätigungsmail und Zeitpunkt der Bestätigung
• einen Hash der IP-Adresse (nicht die IP-Adresse im Klartext)
• gegebenenfalls Zeitpunkt und Weg der Abmeldung

Für Abonnenten, die wir aus unserem früheren Newsletter-Dienst übernommen haben, speichern wir den Hinweis auf das dort durchgeführte Double-Opt-in und den dort erfassten Anmeldezeitpunkt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Die Einwilligung lässt sich jederzeit widerrufen: über den Abmeldelink in jeder E-Mail, bei den Produkt- und Beta-Infos auch in den Kontoeinstellungen, oder per E-Mail an mail@heatmate.app. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Wird das Konto gelöscht, löschen wir auch die Einwilligung und den Kontakt bei Resend.

Speicherdauer: Wird eine Anmeldung nicht bestätigt, löschen wir sie 30 Tage nach der Anmeldung. Nach einem Widerruf löschen wir die Daten bis auf einen Nachweis der Einwilligung: E-Mail-Adresse, Liste, Version der Einwilligung, die Zeitpunkte von Anmeldung, Bestätigung und Widerruf sowie den Hash der IP-Adresse. Diesen Nachweis bewahren wir bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach dem Widerruf auf (regelmäßige Verjährungsfrist, §§ 195, 199 BGB) und löschen ihn danach. Für den Mailversand nutzen wir ihn nicht. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse, die Einwilligung nachweisen und Ansprüche abwehren zu können. Die Einwilligung zu den Produkt- und Beta-Infos löschen wir mit dem Konto vollständig.

2.6. Effizienz-Check (Datei-Upload)

Für den Effizienz-Check können Datenexporte einer Wärmepumpe hochgeladen werden (CSV, XLSX, PDF, PNG oder JPG, bis zu fünf Dateien). Dabei verarbeiten wir:

• die hochgeladenen Dateien mit ihrem Inhalt (Betriebs- und Messdaten der Anlage) sowie Dateiname, Dateityp und Dateigröße
• die E-Mail-Adresse, an die wir die Auswertung schicken
• den Hersteller der Anlage, optional den Zeitraum der Daten und Anmerkungen
• den Zeitpunkt des Einverständnisses

Zweck: Auswertung der Daten und Versand des Ergebnisses per E-Mail (über Resend, siehe 2.4).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Teilweise automatisierte Auswertung mit Mistral AI: Die Kennzahlen und Urteile berechnen wir selbst aus den Messwerten. Für zwei Schritte nutzen wir ein KI-Modell: um Werte aus PDFs und Bildern auszulesen (Texterkennung) und um aus den fertigen Befunden einen verständlichen Text zu formulieren. Bevor eine Auswertung verschickt wird, prüft sie ein Mensch. Eine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung trifft das System nicht.

Anbieter:
Mistral AI SAS
Paris, Frankreich

Mistral AI verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, in der EU. An Mistral AI übermitteln wir nur den Inhalt der hochgeladenen PDFs und Bilder sowie die daraus abgeleiteten Werte und Befunde, nie deinen Namen oder deine E-Mail-Adresse. CSV- und XLSX-Dateien lesen wir selbst aus, sie gehen nicht an Mistral AI.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Speicherung bei Mistral AI: Mit Mistral AI besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er ist Bestandteil der Nutzungsbedingungen von Mistral AI. Die Nutzung der übermittelten Inhalte zum Training von KI-Modellen haben wir ausgeschlossen. Mistral AI speichert Anfragen und Antworten für die Dauer der Verarbeitung und danach 30 Tage, um Missbrauch zu erkennen, und löscht sie anschließend.

Anonymisierte Werte aus den Dateien verwenden wir nur, wenn dem gesondert zugestimmt wurde.

Speicherung: Die Dateien liegen in unserer Datenbank (siehe 2.3). Wir löschen sie zusammen mit den übrigen Angaben zum Check 30 Tage nach dem Versand der Auswertung. Kommt keine Auswertung zustande, löschen wir sie spätestens 60 Tage nach dem Upload.

2.7. Analyse-Chat „Frag HeatMate“

Ist der Analyse-Chat für dein Konto freigeschaltet, kannst du im Dashboard Fragen zu deiner Anlage stellen. Ein KI-Modell beantwortet sie aus den Daten deiner Anlage. Dabei verarbeiten wir:

• deine Frage und den bisherigen Verlauf des Gesprächs, höchstens die letzten zehn Fragen und Antworten
• die Messwerte, Einstellungen und Auswertungen deiner Anlage, soweit das Modell sie für die Antwort abruft, sowie den Namen der Anlage
• die Zahl deiner Fragen pro Tag, für das Tageslimit

Zweck: Erklärung der Daten deiner Anlage auf deine Frage hin.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

KI-Hinweis: Die Antworten erzeugt ein KI-Modell. Sie sind als KI-Antworten gekennzeichnet, können Fehler enthalten und ersetzen keine Beratung durch deinen Fachbetrieb. Der Chat liest nur, er steuert deine Anlage nicht und trifft keine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung.

Anbieter: Mistral AI SAS, Paris, Frankreich (siehe 2.6). Mistral AI verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, in der EU. An Mistral AI übermitteln wir die Frage, den Verlauf und die abgerufenen Daten deiner Anlage. Den Namen deines Kontos und deine E-Mail-Adresse übermitteln wir nicht. Die Nutzung der Inhalte zum Training von KI-Modellen haben wir ausgeschlossen. Mistral AI speichert Anfragen und Antworten für die Dauer der Verarbeitung und danach 30 Tage, um Missbrauch zu erkennen, und löscht sie anschließend.

Speicherung bei uns: Zu jeder Frage speichern wir ein Protokoll ohne Inhalt: Ergebnis der Themenprüfung, ausgelöste Prüfregeln, genutzte Datenabrufe, Zahl der verarbeiteten Tokens und Zeitpunkt, mit pseudonymisierten Kennungen statt Konto und Anlage. Den Wortlaut von Frage und Antwort speichern wir nur, wenn unsere automatische Prüfung bei der Antwort anschlägt oder du „Antwort melden“ wählst. Protokoll und Tageszähler löschen wir nach 30 Tagen. Den Gesprächsverlauf selbst speichern wir nicht, er bleibt in deinem Browser, solange das Fenster offen ist.

Support: Administratoren von HeatMate können den Chat zur Unterstützung auch für deine Anlage nutzen. Jeder solche Zugriff wird protokolliert, ohne Inhalte.

2.8. Analyse & Tracking

Für die Webanalyse nutzen wir Pulse, ein Analysewerkzeug, das wir selbst betreiben. Das Skript wird von checkpul.se geladen, die Daten liegen auf unseren eigenen Servern bei Railway (siehe 2.3) und gehen an keinen Dritten. Die Pulse-Instanz läuft in der Railway-Region EU West in Amsterdam, Niederlande.

Pulse läuft bei HeatMate im strikten Modus: Es setzt keine Cookies, speichert nichts in deinem Browser und liest keine Geräteeigenschaften wie die Bildschirmgröße aus. Erfasst wird nur, was dein Browser bei jedem Seitenaufruf ohnehin mitschickt: die aufgerufene Seite ohne Parameter, die verweisende Seite und der Browser. Aus deiner IP-Adresse und dem Browser bildet Pulse einen Hash, der jeden Tag wechselt. So zählen wir Besuche, ohne dich über mehrere Tage wiederzuerkennen. Die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Zusätzlich zählen wir Klicks auf einzelne Schaltflächen und abgeschickte Formulare (zum Beispiel Anmeldung zum Newsletter, Upload für den Effizienz-Check, Kontaktformular). Inhalte, die du in Formulare einträgst, gehen nicht an Pulse.

Im eingeloggten Bereich, in den Konto- und Anmeldeseiten und auf den Newsletter-Bestätigungsseiten läuft Pulse nicht.

Zweck: Statistische Auswertung, welche Seiten und Funktionen genutzt werden, um das Angebot zu verbessern.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer datensparsamen Reichweitenmessung. Weil Pulse nichts auf deinem Gerät speichert und keine Informationen aus deinem Gerät ausliest, ist keine Einwilligung nach § 25 TDDDG nötig.

2.9. Viessmann-Anbindung

HeatMate liest die Messwerte deiner Wärmepumpe über die Schnittstelle von Viessmann (ViCare). HeatMate steuert die Anlage nicht. Für die Verbindung trägst du deinen ViCare-Benutzernamen, dein ViCare-Passwort und eine Client-ID aus dem Viessmann-Entwicklerportal ein. Diese Zugangsdaten speichern wir verschlüsselt, damit HeatMate die Werte regelmäßig abrufen kann. Das Passwort zeigen wir nie wieder an.

Bei der Anmeldung übermitteln wir die Zugangsdaten an Viessmann und erhalten Zugangs-Tokens zurück, die wir ebenfalls speichern und automatisch erneuern. Mit ihnen fragen wir die Messwerte direkt bei Viessmann ab. Für ältere Anlagen läuft der Abruf über eine separate Python-App, die ebenfalls auf Railway gehostet wird (siehe 2.3). Die abgerufenen Messwerte speichern wir zu deiner Anlage, in der Regel alle 15 Minuten, einmal täglich auch als Tagesstand.

Viessmann verarbeitet die Daten deines ViCare-Kontos in eigener Verantwortung. Verantwortlich ist die Viessmann Climate Solutions SE, Viessmannstraße 1, 35108 Allendorf (Eder), Deutschland. Wie Viessmann deine Daten verarbeitet, steht in den Datenschutzhinweisen zu ViCare und in der Datenschutzerklärung des Viessmann-Entwicklerportals.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zugangsdaten, Tokens und Messwerte löschen wir, wenn du die Anlage oder dein Konto löschst.

Wetterdaten: Für die Auswertung nutzen wir zusätzlich die stündliche Außentemperatur am Standort deiner Anlage. Sie stammt aus den offenen Daten des Deutschen Wetterdienstes (DWD), die wir über den Dienst Bright Sky abrufen. Dabei übermitteln wir nur die Koordinaten deines Standorts, auf zwei Nachkommastellen gerundet (etwa 1 km genau), und den Zeitraum. Name, E-Mail-Adresse, Anschrift und Gerätedaten übermitteln wir nicht. Den Abruf stellt unser Server, nicht dein Browser. Hast du nur eine Postleitzahl ohne Koordinaten hinterlegt, ermitteln wir den Mittelpunkt des Postleitzahlgebiets über den Geocoding-Dienst von Open-Meteo. Dorthin übermitteln wir nur die Postleitzahl und das Land. Diesen Mittelpunkt nutzen wir nur für den Wetterabruf und speichern ihn nicht zu deiner Adresse. Die Temperaturwerte speichern wir zu deiner Anlage und löschen sie mit der Anlage oder deinem Konto.

Rechtsgrundlage für die Wetterdaten: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil die Auswertung deiner Anlage Teil der Nutzung ist, und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einer genauen Auswertung mit möglichst wenigen übermittelten Daten.

2.10. Registrierung und Nutzerkonto

Für ein Konto brauchen wir Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort. Das Passwort speichern wir nur als Hash (Argon2id). Nach der Anmeldung hält ein Sitzungs-Cookie dich bis zu acht Stunden angemeldet (siehe 2.14). Setzt du dein Passwort zurück, schicken wir dir einen Link per E-Mail, der 15 Minuten gilt.

Dein Konto kannst du jederzeit selbst löschen: in den Einstellungen unter „Konto löschen“, mit deiner E-Mail-Adresse oder „LÖSCHEN“ als Bestätigung und deinem Passwort. Dabei löschen wir in einem Schritt das Konto, alle Anlagen mit Zugangsdaten, Tokens, Messwerten, Meldungen und Adressen, offene Links zum Zurücksetzen des Passworts, Einträge in der Hersteller-Warteliste und die Einwilligung zu den Produkt- und Beta-Infos.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

2.11. Hersteller-Warteliste

HeatMate verbindet heute Anlagen von Viessmann. Wählst du bei der Registrierung einen anderen Hersteller, kannst du dich mit deiner E-Mail-Adresse in die Warteliste für diesen Hersteller eintragen. Wir speichern E-Mail-Adresse, Hersteller und den Zeitpunkt des Eintrags.

Zweck: eine einzige E-Mail, sobald der Hersteller bei HeatMate verfügbar ist. Die Zahl der Einträge je Hersteller nutzen wir, um zu entscheiden, welchen Hersteller wir als Nächstes anbinden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Du kannst den Eintrag jederzeit per E-Mail an mail@heatmate.app oder per Antwort auf unsere E-Mail löschen lassen.

Speicherdauer: bis zum Versand dieser E-Mail, bis zu deinem Widerruf oder bis zur Löschung deines Kontos, höchstens 24 Monate nach dem Eintrag. Ein täglicher Löschlauf entfernt ältere Einträge automatisch.

2.12. Kontaktformular und E-Mail

Schreibst du uns über das Kontaktformular, verarbeiten wir Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, optional deine Telefonnummer und deine Nachricht. Wir leiten die Nachricht per E-Mail (über Resend, siehe 2.4) an unser Postfach weiter und beantworten sie von dort. Dasselbe gilt für E-Mails an mail@heatmate.app.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn deine Anfrage die Nutzung von HeatMate betrifft, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten.

Speicherdauer: Wir löschen Anfrage und Antwort, sobald die Anfrage erledigt ist, spätestens zwei Jahre nach der letzten Nachricht. Mails, die wir als Geschäftsbriefe aufbewahren müssen, etwa zu einer Rechnung, bewahren wir sechs Jahre auf (§ 147 AO, § 257 HGB).

2.13. Server-Logs und Sicherheit

Beim Aufruf der Plattform verarbeitet unser Hosting technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browser und Betriebssystem. Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir Anfragen je IP-Adresse (zum Beispiel bei Anmeldung, Registrierung und Formularen) und schreiben sicherheitsrelevante Ereignisse in ein Protokoll. Beim Kontaktformular enthält dieses Protokoll auch Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Beim Zurücksetzen des Passworts speichern wir die IP-Adresse eine Stunde lang, um die Zahl der Anfragen zu begrenzen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb.

Speicherdauer: Railway löscht die Server-Logs nach höchstens 30 Tagen. Die Datenbank liegt bei Supabase in Frankfurt am Main. Supabase sichert sie täglich und löscht jede Sicherung nach sieben Tagen. Daten, die wir in der Datenbank löschen, sind damit spätestens sieben Tage später auch aus den Sicherungen verschwunden.

2.14. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen nur Cookies, die für den Betrieb nötig sind: ein Sitzungs-Cookie, solange du angemeldet bist, ein Cookie zum Schutz des Anmeldeformulars und eines, das sich die Seite merkt, auf die du nach der Anmeldung zurückkommst. Im Speicher deines Browsers merkt sich die App, welche Hinweise du ausgeblendet hast und ob du dich abgemeldet hast, damit alle offenen Tabs die Abmeldung übernehmen. Tracking- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

2.15. Speicherdauer

Daten werden nur so lange gespeichert, wie für den genannten Zweck erforderlich. Für Newsletter, Produkt- und Beta-Infos, den Effizienz-Check, den Analyse-Chat und die Hersteller-Warteliste gelten die Fristen aus 2.5, 2.6, 2.7 und 2.11; ein täglicher Löschlauf setzt sie automatisch um. Löschst du dein Konto in den Einstellungen, werden alle personenbezogenen Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, umgehend gelöscht (siehe 2.10).

3. Weitergabe von Daten

Eine Weitergabe erfolgt nur an die genannten Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung oder auf Grundlage gesetzlicher Vorgaben. Für die Verbindung zu deiner Anlage übermitteln wir deine ViCare-Zugangsdaten an Viessmann (siehe 2.9). Für die Wetterdaten übermitteln wir gerundete Koordinaten an Bright Sky und gegebenenfalls die Postleitzahl an Open-Meteo (siehe 2.9). Es findet keine darüberhinausgehende Weitergabe an Dritte statt.

4. Rechte der betroffenen Personen

Du hast das Recht auf:

• Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Für die Wahrnehmung deiner Rechte wende dich an: mail@heatmate.app

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), zum Beispiel bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

5. Datensicherheit

Wir schützen deine Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gegen unbefugten Zugriff, Manipulation und Verlust. Die Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig angepasst.

6. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung bei Änderungen der Plattform oder der Gesetzeslage anzupassen. Die aktuelle Version ist stets auf der Plattform verfügbar.